De Raad van Bestuur heeft een aantal formele documenten opgesteld die te maken hebben met het besturen en functioneren van de NZa. Hieronder staan de volgende regelingen:
1. Bestuursreglement
De NZa moet op grond van artikel 5 van de Wet marktordening gezondheidszorg een bestuursreglement hebben. In het bestuursreglement zijn bepalingen opgenomen over de wijze van vergaderen, de verslaglegging van vergaderingen, de besluitvorming, het overleg met de Ondernemingsraad, vertrouwelijkheid en integriteit, de wijze waarop de NZa voldoet aan de verplichting op basis van de Algemene wet bestuursrecht om alle belangen af te wegen, het algemeen consumentenbelang, overlegvormen en samenwerkingsprotocollen. Verder is een bepaling opgenomen op basis waarvan een Raad van Advies voor de NZa is ingesteld. De Minister van VWS heeft het bestuursreglement goedgekeurd.
2. Regeling adviescommissies NZa
In beginsel passen geen vaste overlegstructuren bij een onafhankelijk toezichthouder als de NZa. Op die regel is echter één uitzondering gemaakt. Voor de consultatie van belanghebbenden over vast te stellen beleid op het gebied van regulering zijn op basis van artikel 13, tweede lid, van het bestuursreglement drie adviescommissies ingesteld door de NZa. De reden hiervoor is dat het bespreken van dergelijk beleid in een overleg met alle betrokkenen gewoon praktischer is, dan het afzonderlijk consulteren van betrokkenen. Deze Regeling adviescommissies NZa regelt de instelling en werkwijze van deze drie adviescommissies:
- de Adviescommissie Care;
- de Adviescommissie Cure Eerstelijns zorg en ketens;
- de Adviescommissie Cure Tweedelijns zorg en GGZ.
3. Klachtenregeling
De Raad van Bestuur heeft op 31 maart 2008 de herziene Klachtenregeling NZa 2008 vastgesteld. Bij deze klachtenregeling is een toelichting toegevoegd en zijn bepalingen duidelijker geformuleerd. De gang van zaken bij de klachtenprocedure is inhoudelijk echter niet gewijzigd. De Klachtenregeling gaat over de behandeling van klachten over de wijze waarop de NZa als organisatie, of medewerkers van de NZa, zich in bepaalde situaties hebben gedragen. Op grond van de Klachtenregeling worden klachten behandeld en wordt over klachten geadviseerd door de externe klachtenfunctionaris, de heer drs. G.J.M. de Cock. De unitmanager van de unit Juridische Zaken, de heer mr. R.N. van Donk, is secretaris van deze externe klachtenfunctionaris.